С 18 февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил сроки хранения документов по охране труда.
Новые обязательные сроки хранения документов, связанных с охраной труда изложены в пункте 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива.
Основные нововведения:
– документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
– для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) хранятся 45 лет.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
– если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет;
– если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ – 50 лет.
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат.
За ненадлежащее хранение документов согласно статье 13.20 КоАП РФ устанавливается штраф в размере от 300 до 500 рублей не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.
Вторая опасность – если документ не хранится весь положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие – не проведенным.
Необходимо обратить внимание на нововведения, и внести изменения в номенклатуру дел.
В таблице представлены виды документов по охране труда и сроки хранения соответствующей документации в архиве организации.
Техническая инспекция труда ФПРТ
