Новым порядком ведения трудовых книжек установлено, что в случае утраты трудовой дубликат работнику выдается на основании решения специальной комиссии. Новый порядок ведения трудовых книжек вступил в силу с 1 сентября на основании приказа Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Пунктом 31 данного документа предусмотрено, что выдача дубликатов трудовых книжек производится на основании решения специальной комиссии, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. Акт является подтверждающим документом, на основании которого работнику выдается дубликат в случае утери или порчи оригинала трудовой книжки. Минтруд разъяснил, что если случай утраты единичный, дубликат работнику оформляется и выдается в порядке, оговоренном пунктом 27 Правил. Согласно этому пункту, в случае утери книжки ее владелец должен немедленно заявить об этом работодателю по тому месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 сентября 2021 г. № 14-6/ООГ-9180). Порядок, установленный пунктом 31 Правил действителен только для случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (абзац первый пункта 31 Порядка).