Под замещением на практике понимают два различающихся варианта замены отсутствующего сотрудника.

Первый – временный перевод в порядке статьи 72.2 ТК РФ на другое рабочее место. Сотрудник освобождается от выполнения своей работы и ему поручаются обязанности отсутствующего. Например, по другой или такой же должности, профессии, в ином структурном подразделении и тому подобное. Срок перевода – до выхода отсутствующего сотрудника на работу. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором оговариваются условия перевода, в том числе срок перевода и оплата. При этом оплачивается труд по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ).

Временный характер перевода утратит силу и станет постоянным, если по окончании оговоренного срока перевода прежнюю работу не предоставят работнику и он не возражает, не требует «возврата» и продолжает работать (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Этот риск надо учитывать и отслеживать своевременно и работнику, и работодателю, чтобы избежать лишних проблем.

Второй – совмещение/расширение зон обслуживания, увеличение объема работы (ст. 60.2 ТК РФ). Наиболее распространенный и удобный вариант: работник продолжает выполнять свою работу, а в нагрузку берет еще и обязанности отсутствующего коллеги. Как правило, совмещение – это замена работника по другой профессии, должности. Например, бухгалтер выполняет еще и обязанности кадровика. При расширении зон обслуживания/увеличении объема работы, как правило, замещается работник по такой же должности (профессии). Например, соцработнику поручается обслуживать дополнительный участок.

Поручить выполнять дополнительную работу можно как одному, так и нескольким работникам. Для этого потребуется получить письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы и установить доплату, размер которой законом не оговорен и определяется по соглашению между работником и работодателем с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Но надо учитывать то, что согласно части 2 статьи 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Таким образом, не рекомендуется сильно занижать размер доплаты, а устанавливать его с учетом квалификации, опыта и иных личных особенностей замещающего работника. Размер доплаты можно определять как в процентах, так и в твердой сумме.

Важно! На практике встречаются разъяснения, что при расширении зон обслуживания, увеличении объема работы якобы не положена доплата работнику. Но это опасное мнение, грозящее привлечением к административной ответственности и спорами с работником, так как согласно статье 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Как видим, закон не делает различий в плане доплаты между собственно совмещением и расширением зон обслуживания/ увеличения объема работы.

Таким образом, возвращаясь к вопросу, при замещении временно отсутствующего коллеги работнику положена доплата.

Между тем Роструд высказывал мнение, что если в должностной инструкции работника предусматривается исполнение обязанностей отсутствующего коллеги со схожей трудовой функций, то доплату можно не производить, поскольку в таком случае данная работа (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) выполняется в рамках заключенного трудового договора (письмо Роструда от 24.05.2011 г. № 1412-6-1, «Онлайнинспекция» (2021 г.)). В целом позиция логична, так как фактически оговоренные условия труда не изменяются, но работодатель может установить доплату/надбавку, это не запрещено.

Следует также отметить, что само по себе выполнение отдельных «элементов» должностных обязанностей другого сотрудника (отсутствующего или по вакантной должности) или сам по себе факт отсутствия какого-либо сотрудника в отделе не означает, будто автоматически возникло совмещение должностей. Так, суд в одном трудовом споре по поводу совмещения отметил, что отсутствие в отделе старшего кассира не означает теперь, что истец выполнял работу за отсутствующего сотрудника, отсутствия сотрудника как факта недостаточно для доказывания факта совмещения и, следовательно, для взыскания с работодателя доплаты (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.03.2018 г. по делу № 33-3803/2018). И в другом деле суд также отверг доводы работника о наличии совмещения: сотрудницу приняли на должность заместителя начальника отдела, должность начальника оставалась вакантной, но это не означает автоматического совмещения должностей и обязанности работодателя производить доплату. Истец выполняла свои должностные обязанности (определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 23.06.2020 г. № 88-6810/2020 по делу № 2-2438/2019).